最高人民法院

最高人民法院關(guān)于搶救字跡發(fā)生變化的檔案的問題的批復(fù)

1981年5月20日，最高人民法院

天津市高級人民法院：
你院1981年1月29日津法（1981）9號《關(guān)于搶救字跡發(fā)生變化的檔案的請示報告》收悉。同意你院對字跡發(fā)生變化的訴訟檔案采取措施及時搶救的意見。
建國初期人民法院工作中形成的訴訟檔案，由于當(dāng)時主客觀條件的限制，經(jīng)過較長一段時間保存，發(fā)生了字跡擴(kuò)散、退色、模糊的現(xiàn)象，這是帶有普遍性的問題，確實(shí)應(yīng)該引起高度重視。據(jù)了解，對文件字跡發(fā)生擴(kuò)散、退色、模糊等現(xiàn)象，目前還沒有理想的解決辦法。對字跡有變化尚能辯認(rèn)的文件，區(qū)別不同情況，可以采用復(fù)印、抄寫，或通過紅外線照像、紫外線照像、濾色照像等辦法進(jìn)行復(fù)制。你院可以根據(jù)需要和可能，采取適當(dāng)?shù)霓k法，首先應(yīng)該注意對那些具有重大歷史價值和典型意義、需要永久保存的檔案進(jìn)行搶救，然后擴(kuò)展到其他檔案。
加強(qiáng)訴訟文書檔案的科學(xué)管理和注意改善訴訟檔案的保管條件，是健全人民法院工作的重要內(nèi)容之一。訴訟檔案所以發(fā)生字跡變化，除庫房潮濕或溫度過高等原因以外，書寫材料（紙、筆墨水等）的優(yōu)劣，也影響訴訟文書檔案的保存年代。要宣傳和教育人民法院工作人員，在擬寫、簽發(fā)文件，作重要會議記錄，填寫訴訟文書時，應(yīng)使用毛筆或用藍(lán)黑墨水鋼筆；需要打印的重要文件，不要用復(fù)寫紙，而要在打字后用油印，以利于檔案的長期保存。
附國務(wù)院秘書廳、國家檔案局1964年1月24日《關(guān)于請勿使用圓珠筆、鉛筆擬寫文件的通知》一份，供參閱。

附件：國務(wù)院秘書廳 國家檔案局關(guān)于請勿使用圓珠筆鉛筆、擬寫文件的通知
我們在檢查一些機(jī)關(guān)的檔案工作時，發(fā)現(xiàn)不少重要文件的字跡已經(jīng)看不清楚，使用時很不方便。這除了打印、紙張、保管等方面的原因外，還由于很多文件是用圓珠筆、鉛筆或用質(zhì)量不好的墨水（特別是紅墨水）起草、修改和批注的。我們認(rèn)為，這一問題應(yīng)該引起普遍注意。為了利于檔案的長期保存，今后在起草、修改文件或者批注時一律要使用毛筆或鋼筆，同時要用質(zhì)量較好的墨水，不要再使用圓珠筆，一般地也不要使用鉛筆。如果有的領(lǐng)導(dǎo)同志習(xí)慣于用鉛筆，則應(yīng)為他們準(zhǔn)備質(zhì)量較好的鉛筆，并注意保護(hù)真跡文件。請你們接到這個通知后，向有關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)同志進(jìn)行傳達(dá)和宣傳，講清楚使用圓珠筆、鉛筆質(zhì)量不好的墨水起草、修改、批注文件的缺點(diǎn)，并為他們準(zhǔn)備好必要的條件。