司法部 中國公證協(xié)會

司法部公共法律服務管理局 中國公證協(xié)會關于規(guī)范涉外公證業(yè)務管理有關工作的通知 ​

司公通〔2020〕7號


各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）公共法律服務管理處（局）、公證管理處，新疆生產(chǎn)建設兵團司法局公共法律服務管理處，各地方公證協(xié)會、新疆生產(chǎn)建設兵團公證協(xié)會：

涉外公證管理工作是公證管理工作的重要組成部分，涉外公證書是服務我國對外民商事交往的重要內(nèi)容。加強和規(guī)范涉外公證管理，對提高涉外公證服務質量，保障我國公民和法人的合法權益、維護我國公證工作形象具有重要意義。為進一步規(guī)范涉外公證管理工作，明確責任、嚴明紀律，確保涉外公證執(zhí)業(yè)秩序，現(xiàn)就有關工作通知如下。

一、強化公證機構對涉外業(yè)務的管理。各地公證管理部門要支持公證機構強化涉外業(yè)務管理，依法依規(guī)對公證員辦理涉外業(yè)務進行具體監(jiān)管。公證機構要建立完善涉外業(yè)務管理制度，加強內(nèi)部質量控制管理，培養(yǎng)具備相應外語水平、具有一定工作經(jīng)驗的公證員辦理涉外業(yè)務，杜絕因業(yè)務不熟或低級錯誤，導致涉外公證書被拒絕認證或被外方退回等情況的發(fā)生。

二、及時完成印章電子化備案。自2020年6月1日起，新增的公證機構以及公證員印章涉外備案，應通過全國公證管理系統(tǒng)辦理，各地司法行政機關不再接受紙質印章備案。各公證機構、公證員應自開始辦理涉外業(yè)務前5個工作日，將公證機構以及公證員印章上傳管理系統(tǒng)進行備案；印章更換的，應當在更換當日上傳備案。備案印章（簽名章）的圖形應與實物印章一致。備案完成后，方可用于辦理涉外公證業(yè)務。10月1日前，全國已完成備案的公證機構、公證員，應當在全國公證管理系統(tǒng)逐步完成電子印章（簽名章）錄入。

三、依法規(guī)范開展公證書查核。有關單位、個人向司法行政機關提出涉及公證書內(nèi)容的查核，符合復查情形的，應告知其依照《公證法》第三十九條規(guī)定的公證機構復查程序辦理。司法行政機關轉遞有關部門、單位查核文書的，應通過全國公證管理系統(tǒng)向公證機構遞交。

四、抓好專用水印紙管理和涉外業(yè)務培訓。各地公證管理部門要依托全國公證管理系統(tǒng)，做好公證專用水印紙的申領、使用和檢查監(jiān)督工作，制定完善并嚴格執(zhí)行公證專用水印紙管理規(guī)范，確保責任明確、使用留痕、可溯可查，切實防止遺失、被盜情況的發(fā)生。要加強涉外公證業(yè)務培訓，加強與外事部門的聯(lián)系，根據(jù)日常自查檢查和領事認證等用證部門的反饋情況，針對性地開展涉外業(yè)務技能培訓，切實提高涉外公證業(yè)務質量。

五、落實涉外公證質量監(jiān)管責任。公證機構對辦理涉外公證連續(xù)出現(xiàn)錯誤、導致不良影響的公證員，要依法依規(guī)進行警示教育和離崗培訓。公證協(xié)會按照《公證程序規(guī)則》第六十四條、六十七條的規(guī)定，對公證機構復查處理工作進行監(jiān)督管理，對日常發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)線索及時調(diào)查處理。公證機構、公證協(xié)會在涉外業(yè)務方面的自律管理情況應及時向司法行政機關報告；司法行政機關發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)行為的，要及時立案調(diào)查、依法嚴肅處理。

六、加強公證機構與涉外中介往來管理。各公證機構應規(guī)范與翻譯代辦、涉外勞務、旅游留學等中介機構往來，加強業(yè)務、收費、人員管理，不得委托中介人員代辦公證業(yè)務，不得轉嫁審查核實責任，嚴禁不經(jīng)審查核實、不經(jīng)立卷歸檔、不經(jīng)受案登記，違規(guī)批量辦理涉外公證業(yè)務。違反上述規(guī)定的，司法行政機關、公證協(xié)會要及時查處，依法依規(guī)嚴肅追究公證機構負責人的管理責任。

司法部公共法律服務管理局 中國公證協(xié)會

2020年4月30日