司法部 國家檔案局

司法部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)《公證檔案管理辦法》的通知

司發(fā)〔2025〕1號

各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團司法局、檔案局：

為完善公證檔案管理制度，有效保護和利用公證檔案，根據(jù)《中華人民共和國公證法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，司法部、國家檔案局對《公證檔案管理辦法》（1988年3月18日（88）司發(fā)公字第062號）進行了修訂�，F(xiàn)印發(fā)你們，請結(jié)合實際遵照執(zhí)行。

司法部 國家檔案局

2025年5月21日

公證檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強公證檔案管理，有效保護和利用公證檔案，根據(jù)《中華人民共和國公證法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《公證程序規(guī)則》等規(guī)定，結(jié)合公證工作和檔案工作實際，制定本辦法。

第二條 公證檔案是指公證機構(gòu)在公證活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。公證檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 國務院司法行政機關(guān)負責制定全國統(tǒng)一的公證檔案工作制度，并與國家檔案主管部門對全國公證檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

縣級以上地方司法行政機關(guān)與檔案主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)的公證檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

公證協(xié)會配合司法行政機關(guān)開展對公證檔案工作的指導和培訓。

第四條 公證檔案實行集中管理，維護公證檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第二章 管理工作職責

第五條 公證機構(gòu)應當依法確定、配備檔案工作人員，主要職責是：

（一）負責收集、整理、保管、統(tǒng)計本機構(gòu)的檔案，做好檔案的接收、登記和移交，開展檔案利用工作；

（二）指導、督促和檢查公證文書材料立卷歸檔工作；

（三）定期對公證檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，并建立檢查和處理情況臺賬；

（四）做好公證檔案利用工作，監(jiān)督公證檔案在公證機構(gòu)指定區(qū)域查閱、摘錄，按照規(guī)定復制公證檔案；

（五）組織開展檔案鑒定與銷毀工作；

（六）嚴格遵守保密規(guī)定，履行保密義務，不得泄露國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私；

（七）完成與檔案工作有關(guān)的其他任務。

第六條 公證機構(gòu)應當設立符合國家相關(guān)標準的檔案庫房，配置必要的設施設備，加強檔案管理，確保檔案安全。

第七條 公證機構(gòu)通過購買服務方式委托檔案服務企業(yè)開展公證檔案整理、寄存、開發(fā)利用、數(shù)字化加工、電子檔案管理技術(shù)支持的，應當嚴格審核檔案服務企業(yè)的信息安全保障能力和業(yè)務資質(zhì)，簽訂委托協(xié)議，明確檔案服務的范圍和標準，對檔案服務進行事前、事中、事后全過程監(jiān)督。

檔案服務企業(yè)應當建立完備的檔案服務管理制度，采取有效措施和技術(shù)手段，實施場所、系統(tǒng)、設備和人員全方位監(jiān)管，遵守安全保密規(guī)定，確保公證檔案實體、信息載體和檔案信息安全。

第三章 整理與利用

第八條 公證業(yè)務辦結(jié)后或者公證機構(gòu)作出不予辦理公證、終止公證的決定后，承辦公證員應當按照立卷歸檔要求及時整理立卷，定期向檔案工作人員移交，不得拒絕立卷歸檔或者將歸檔材料據(jù)為己有。

第九條 公證檔案一般以卷為單位進行整理，按照一證一卷、一卷一號的原則立卷。當事人為同一目的而申請辦理的數(shù)項公證，可以合并為一卷。

第十條 公證檔案整理工作應當確保公證文書材料齊全，圖文字跡清晰，格式標準統(tǒng)一。

第十一條 歸檔的公證文書材料一般應當為原件。正卷的歸檔范圍主要包括：

1.公證書正本；

2.公證書原本（審批稿、簽發(fā)稿）；

3.公證申請表；

4.當事人的身份證明；

5.當事人提供的有關(guān)證明材料；

6.當事人申請證明的文書原件或者底稿，如遺囑、合同、委托書等；

7.告知書；

8.詢問筆錄；

9.審查、核實所取得的證明材料；

10.履行反洗錢義務形成的材料；

11.公證書領(lǐng)取回執(zhí)、發(fā)送記錄；

12.公證費收費憑證，減免申請與審批意見；

13.其他需要歸檔的文書材料。

公證機構(gòu)內(nèi)部對公證事項的討論意見和有關(guān)請示、批復等材料，應當裝訂成副卷，與正卷一起保存。

第十二條 公證案卷應當編制檔號，檔號結(jié)構(gòu)應當根據(jù)立卷歸檔要求按照“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—業(yè)務類別代碼—案卷號”編制。

第十三條 公證檔案利用包括對公證檔案的查閱、復制、摘錄等，原則上只能利用檔案正卷相關(guān)內(nèi)容。

公證機構(gòu)應當建立公證檔案利用制度，根據(jù)公證檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批、登記手續(xù)。

第十四條 本公證機構(gòu)工作人員利用公證檔案，應當履行審批、登記手續(xù)；未經(jīng)許可，公證機構(gòu)工作人員不得將公證檔案帶離指定區(qū)域。

第十五條 本公證機構(gòu)以外的單位、個人利用公證檔案，按照下列情況處理：

（一）司法行政機關(guān)、公證協(xié)會因工作需要利用公證檔案的，應當履行登記手續(xù)。

（二）監(jiān)察機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)等部門因辦案需要利用公證檔案的，應當出示工作函，履行登記手續(xù)。

（三）其他公證機構(gòu)因工作需要利用未列為密卷的公證檔案的，應當出具申請函，履行登記手續(xù)。申請函應當載明公證檔案利用的目的、范圍、形式，并加蓋公證機構(gòu)印章。

（四）公證當事人申請利用公證檔案的，應當提交書面申請函和身份證明，經(jīng)公證機構(gòu)負責人同意，履行登記手續(xù)后，可以利用公證檔案中的公證書正本、其本人作為申請人提供的有關(guān)證明材料和申請證明的文書材料。當事人委托他人申請的，受托人還應當提交當事人授權(quán)利用公證檔案的委托書和受托人身份證明。當事人為單位的，還應當提交介紹信、法定代表人或者負責人身份證明和受托人身份證明。

（五）其他單位、個人原則上不得利用公證檔案。因特殊情況需要利用的，應當由公證機構(gòu)報所在地司法行政機關(guān)同意。

第十六條 禁止篡改、損毀、偽造公證檔案，維護公證檔案的真實性、完整性。公證機構(gòu)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者損毀的，應當立即報告所在地司法行政機關(guān)和檔案主管部門，并采取補救措施。

第四章 保管與銷毀

第十七條 公證檔案的保管期限分為10年、30年和永久，從公證檔案形成之日起算。公證檔案保管期限表見附件。

具有特定歷史意義或者重大社會影響的公證檔案，保管期限可以定為永久。

第十八條 公證機構(gòu)可以將公證檔案的保管期限通過書面告知、辦公場所公示等方式告知當事人。超過保管期限的公證檔案，公證機構(gòu)不再承擔保管責任。

第十九條 對于保管期限屆滿的公證檔案，應當組成鑒定工作組定期開展檔案鑒定。鑒定工作組由司法行政機關(guān)代表、公證協(xié)會代表、公證機構(gòu)負責人、公證機構(gòu)檔案工作人員等組成，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。鑒定工作應當形成公證檔案鑒定意見書。

第二十條 經(jīng)鑒定，對于保管期限屆滿仍有保存價值的公證檔案，應當延長并再次確定保管期限。對于保管期限屆滿且無保存價值的公證檔案，應當銷毀。

第二十一條 公證檔案的銷毀程序和辦法應當符合國家檔案主管部門對檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定。

第二十二條 公證檔案銷毀前，應當將檔案中的公證書正本留存一份，按年度公證書編號順序立卷，連同公證登記簿、檔案登記簿永久保管。

第五章 統(tǒng)計與移交

第二十三條 公證機構(gòu)應當建立公證檔案統(tǒng)計制度，對檔案的接收、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按照相關(guān)規(guī)定向所在地司法行政機關(guān)和檔案主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

第二十四條 經(jīng)協(xié)商同意，公證機構(gòu)可以按照有關(guān)規(guī)定和標準，向同級國家綜合檔案館移交公證檔案。公證機構(gòu)應當編制公證檔案移交登記簿，并永久保管。

第二十五條 公證機構(gòu)設置調(diào)整的，應當對公證檔案進行清理，按照下列情況處理：

（一）分立為數(shù)個公證機構(gòu)的，應當約定由一個公證機構(gòu)代管。

（二）合并為一個公證機構(gòu)的，各公證機構(gòu)的檔案應當移交合并后的公證機構(gòu)保管。

（三）公證機構(gòu)終止的，在終止或辦理注銷登記之前形成的檔案，由承繼的公證機構(gòu)或者所在地司法行政機關(guān)保管。

發(fā)生前款情形時，公證機構(gòu)尚未辦結(jié)的公證案件，由司法行政機關(guān)指定一個公證機構(gòu)繼續(xù)辦理，該公證機構(gòu)負責將相關(guān)公證文書材料立卷歸檔。

第六章 信息化建設

第二十六條 司法行政機關(guān)、公證協(xié)會和公證機構(gòu)應當依法加強公證電子檔案信息化建設，積極推進公證電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設。

第二十七條 公證機構(gòu)應當按照國家有關(guān)電子檔案的要求做好公證電子文書材料的歸檔、保管、利用、移交等工作，確保公證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第二十八條 通過在線辦理方式形成的符合國家有關(guān)要求的公證電子文書材料可以采用電子形式歸檔，公證電子檔案與傳統(tǒng)載體公證檔案具有同等效力。

公證機構(gòu)提供的公證電子檔案經(jīng)打印輸出的紙質(zhì)件，加蓋公證機構(gòu)檔案證明專用章后，具有與檔案原件同等的證明力。

第二十九條 鼓勵和支持公證機構(gòu)按照國家檔案主管部門有關(guān)規(guī)定對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。

已經(jīng)數(shù)字化的傳統(tǒng)載體公證檔案，在檔案原件銷毀后應當留存檔案的數(shù)字化副本備查。

第七章 監(jiān)督檢查與法律責任

第三十條 司法行政機關(guān)、公證協(xié)會應當與同級檔案主管部門加強溝通協(xié)調(diào)，做好本地區(qū)公證檔案移交、保管、檢查和公證機構(gòu)檔案工作人員培訓等工作。

第三十一條 司法行政機關(guān)、公證協(xié)會和檔案主管部門應當依法加強對公證檔案管理各項工作的監(jiān)督檢查。

第三十二條 違反國家相關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，發(fā)生拒絕歸檔或者造成公證檔案丟失、損毀、失真、泄密，或者有其他損害檔案實體和信息安全行為的，應當追究相關(guān)部門、機構(gòu)和人員責任。造成財產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔民事責任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

第八章 附 則

第三十三條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府司法行政機關(guān)和檔案主管部門可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。

第三十四條 本辦法由司法部、國家檔案局負責解釋。

第三十五條 本辦法自2025年6月20日起施行。1988年3月18日司法部、國家檔案局發(fā)布的《公證檔案管理辦法》同時廢止。

附件

公證檔案保管期限表

一、保管期限10年

1.委托

2.聲明

3.保證

4.生存

5.住所地（居住地）

6.無（有）犯罪記錄

7.財產(chǎn)權(quán)

8.收入狀況

9.納稅狀況

10.票據(jù)拒絕

11.選票

12.不可抗力（意外事件）

13.查無檔案記載

14.證書（執(zhí)照）

15.指紋（印鑒）

16.文書上的簽名（印鑒）

17.文本相符

18.現(xiàn)場監(jiān)督

19.代書

20.代辦

21.終止的公證事項（事務）

二、保管期限30年

1.贈與

2.受贈

3.公司章程

4.出生

5.死亡

6.身份

7.曾用名

8.學歷

9.學位

10.職務（職稱）

11.資格

12.婚姻狀況

13.保全證據(jù)

14.合同（協(xié)議）

15.具有強制執(zhí)行效力的債權(quán)文書公證書及執(zhí)行證書

16.出具法律意見書

三、永久保管

1.聲明（放棄繼承權(quán)）

2.遺囑

3.認領(lǐng)親子

4.經(jīng)歷

5.親屬關(guān)系

6.收養(yǎng)

7.撫養(yǎng)事實

8.繼承（受遺贈）

9.公證登記

10.公證提存

11.公證保管