[ 張凌志 ]——(2011-1-18) / 已閱6705次
淺析基層法院電子文件管理對(duì)策
張凌志
近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，因此，基層法院對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好，并得到長(zhǎng)期保存，是目前所有法院檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。
一、 從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)材料開(kāi)始
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸葛環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件，有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要是，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。
二、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間看，文書(shū)檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的終版本記錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件文件的數(shù)量后，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩同版本的電子文件為宜，一個(gè)由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，別一個(gè)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)，設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
三、 健全電子文件管理的檢查審核制度
電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。
四、 規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專(zhuān)人或者部門(mén)），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類(lèi)修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
五、 加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)地新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。并及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。
六、 重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，必須對(duì)檔案員進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部檔案電子管理的培養(yǎng)。使檔案員不斷學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)，使檔案工作登上新臺(tái)階。
黑龍江省伊春市湯旺河區(qū)人民法院 張凌志
